Raporty kasowe to dokumenty, które rejestrują wszystkie operacje gotówkowe (wpłaty i wypłaty) związane z działalnością firmy w określonym okresie (najczęściej dniowym). W pełnej księgowości raporty te są ważnym elementem ewidencji księgowej, ponieważ umożliwiają śledzenie przepływów gotówki i zachowanie kontroli nad finansami firmy.
Informacje podstawowe
Raport kasowy zawiera m.in. zestawienie uporządkowanych i ponumerowanych faktur oraz rachunków opłaconych gotówką, a także wniosków i rozliczeń zaliczek oraz dowodów wpłat (KP) i wypłat (KW) z firmowej kasy.
Obowiązek sporządzania raportu kasowego dotyczy jednostek samodzielnie monitorujących przepływy gotówki w firmie, tj. regulujących zobowiązania gotówką oraz przyjmujących wpłaty gotówkowe. Raport ten sporządza się za okresy ustalone w instrukcji kasowej jako okresy rozliczeniowe, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zazwyczaj odpowiedzialny za to jest kasjer.
Raport kasowy jest następnie przekazywany osobie odpowiedzialnej za księgowość w firmie. Dokument ten stanowi podstawę zapisów na koncie “Kasa”, gdzie przychody księguje się po stronie debetowej (Dt), a rozchody po stronie kredytowej (Ct).
Kluczowe elementy raportu kasowego
Data: Każdy raport powinien zawierać datę, dla której jest sporządzany.
Numer raportu: Kolejny numer, który umożliwia identyfikację raportu w systemie księgowym.
Stan początkowy kasy: Saldo gotówki w kasie na początku dnia lub okresu objętego raportem.
Wpływy gotówkowe (przychody): Wszystkie wpływy gotówki, które miały miejsce w danym okresie. Mogą to być m.in. wpłaty od klientów, zaliczki, zwroty itp.
- źródło wpłaty: skąd pochodzi wpłata (np. imię i nazwisko klienta, numer faktury).
- kwota wpłaty: dokładna kwota, która została wpłacona.
Wypływy gotówkowe (Wydatki): Wszystkie wypłaty gotówki, które miały miejsce w danym okresie. Mogą to być m.in. wypłaty na zakupy, wynagrodzenia, opłaty za usługi itp.
- cel wypłaty: na co została przeznaczona gotówka (np. zakup materiałów biurowych, wypłata zaliczki pracownikowi).
- kwota wypłaty: dokładna kwota, która została wypłacona.
Stan końcowy kasy: Saldo gotówki w kasie na koniec dnia lub okresu objętego raportem. Powinno być zgodne z sumą stanu początkowego, wpływów i wypływów.
Podpis osoby odpowiedzialnej: Raport powinien być podpisany przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie kasy, co potwierdza zgodność zapisów z rzeczywistymi transakcjami.
Rola raportów kasowych
Kontrola wewnętrzna: Regularne sporządzanie raportów kasowych pomaga
w monitorowaniu płynności finansowej firmy i wykrywaniu ewentualnych nieprawidłowości.
Podstawa księgowania: Dane zawarte w raportach kasowych są podstawą do dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych.
Dokumentacja audytowa: W przypadku audytu finansowego, raporty kasowe stanowią ważny element dokumentacji, na podstawie której audytorzy mogą zweryfikować prawidłowość przepływów gotówki w firmie.
Podsumowanie
Raporty kasowe są nieodłącznym elementem pełnej księgowości, wymagającym staranności i regularności w ich prowadzeniu. Dzięki nim firma może skutecznie monitorować przepływy gotówkowe i zachować zgodność z przepisami prawa. Dobrze prowadzony raport kasowy to nie tylko obowiązek, ale także narzędzie pozwalające na bieżące zarządzanie finansami firmy. Zapoznaj się z ofertą naszego biura rachunkowego.
Przeczytaj więcej:
