Wystawienie faktury to istotny element działalności gospodarczej, zwłaszcza dla przedsiębiorców. Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku. Aby poprawnie wystawić fakturę, należy uwzględnić kilka kluczowych elementów.
Jak wystawiać fakturę – informacje ogólne
Faktura może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. Powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – jeden przeznaczony dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy. Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF, JPG, XML. Faktury elektroniczne są równoważne papierowym, zawierają te same informacje i elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują te same zasady. Od papierowych różnią się jedynie sposobem przesyłania. Faktura wystawiona zgodnie z przepisami powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
- imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer identyfikacyjny podatnika na potrzeby podatku ( w przypadku transakcji UE – VAT-UE),
- numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym nabył towary lub usługi,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty,
- wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto) kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- całkowitą kwota należności.
Informacje dodatkowe
Jeżeli występuje jedna z poniżej wskazanych sytuacji, na fakturze należy również wskazać informację:
- Metoda kasowa: Dotyczy małych przedsiębiorców, którzy wybrali tę metodę rozliczeń.
- Samofakturowanie: W sytuacji, gdy fakturę wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy.
- Mechanizm podzielonej płatności (MPP): W przypadku faktur na kwotę przekraczającą 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP.
- Procedura marży dla biur podróży: Dotyczy świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.
- Procedura marży: Obejmuje towary używane, przedmioty kolekcjonerskie, antyki oraz dzieła sztuki, gdzie podstawą opodatkowania jest kwota marży.
- Dane przedstawiciela podatkowego: Imię i nazwisko, adres oraz numer identyfikacyjny przedstawiciela podatkowego, w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.
Jak poprawnie wystawić fakturę?
Prawidłowe wystawianie faktur wymaga uwzględnienia kilku kluczowych elementów. Pamiętajmy, że każdy z tych elementów ma swoje znaczenie i brak któregokolwiek z nich może prowadzić do nieporozumień czy problemów prawnych. Dbałość o szczegóły przy tworzeniu faktur nie tylko usprawnia procesy księgowe, ale również buduje profesjonalny wizerunek firmy i zaufanie wśród klientów.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie wystawiania faktur, jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc! Nasze biuro rachunkowe Lublin oferuje swoim klientom dostęp do programu do wystawiania faktur – Subiekt123 w cenie 5zł netto miesięcznie, dzięki któremu proces wystawiania faktur jest dużo prostszy. Dziękuję za poświęcony czas na lekturę i do zobaczenia przy kolejnym wpisie!
